仕事において、説明やプレゼンテーションの機会は非常に多いですが、最初から人前で話すことが得意という人はほとんどいないのではないでしょうか。皆、緊張して上手く話せないものです。しかしながら、人が納得してくれる説明ができるようにならなければ、いつまでたっても、自分の言いたいことが伝わるようになりません。毎日のホウレンソウや営業での提案、大きなプロジェクトのプレゼンテーションなど、説明の仕方次第で、相手の評価が大きく変わります。ですから、説明能力はコミュニケーションにおいて、非常に重要なものであると言えます。
では、説明能力を磨くにはどうしたらよいか。これは、一朝一夕には上手くなりません。何回も訓練する、多くの場を積み重ねることによって初めて身につくものです。そこで、説明力を高めるための手順、ポイントをお伝えします。
① 説明の「目的」（＝「ゴール」）を明確にする
② 「目的」を達成するために、「誰に」、「何を」伝えたいのかを明確にする
③ 自分が伝えたいことが、相手の「知りたいこと」と合致しているかをチェックする
④ 説明する「ポイント」を抽出する
⑤ 「分かりやすい」言葉を選ぶ（小学生でも分かるくらいの平易な言葉）
⑥ まずは、「結論」や「言いたいこと」を伝える
⑦ そのうえで、「背景」・「原因」・「理由」を伝える
上記のことから、ただやみくもに説明するのではなく、相手にいかに伝えられるかを考え、しっかり「準備」してから、説明本番に臨むことが大切であることがお分かりかと思います。
論理的に説明するにあたって、私が重視している接続詞が２つあります。私は、この当たり前の接続詞を「意識的」に使えるかどうかが、論理的になれるかどうかのターニングポイントではないかと思っているほどです。意識して使ってみてください。
①「なぜならば」：結論があり、その理由を説明する時に使用する
② 「よって」 ：前に述べた理由から結論を導く時に使用する
最後に、説明を展開するための２つの方法を記します。この方法は説明の際に非常に役に立ちますので、ドンドン活用して欲しいと思います。
① プレップ法（ＰＲＥＰ法）
Ｐoint：ポイント、結論 → 結論を先に話す
「●●に関しての結論は、▲▲です」
Ｒeason：理由 → なぜその結論なのかという理由を述べる
「なぜならば、■■だからです」
Ｅxample：事例、具体例 → 理由に対する具体的な事例を紹介する
「具体的には、★★です」
Ｐoint：ポイント、結論 → 最終結論を強調する
「よって、▲▲の結論となりました」
➁ ホールパート法
Whole（全体） ～導入
「本日説明したいことが３つあります。１つ目は●●、２つ目は▲▲、３つ目は■■です」
Part（部分） ～本論
「まずは●●から説明いたします。（詳細説明）
次に▲▲について説明いたします。（詳細説明）
最後に■■について説明いたします。（詳細説明）」
Whole（全体） ～結論
「１つ目は●●、２つ目は▲▲、３つ目は■■、以上３点について説明いたしました」
（執筆：現場経営の達人）